14 syytä, miksi siirryimme Slackista Telegramiin

Me LumoLinkillä käytimme Slackia yli vuoden, kunnes monista eri syistä päätimme siirtyä Slackista pois. Käytämme jatkossa Telegramia, joka on monipuolinen ja täysin ilmainen sovellus. Siitä, miksi tällaiseen vaihdokseen päädyimme, kerromme tässä blogipostauksessa tarkemmin.

Pikaviestintäsovellus Slack yritysten suosiossa

Nykypäivänä monet IT- ja ohjelmistoalalla toimivat yhtiöt käyttävät Slack-pikaviestintäsovellusta, jolla voi yrityksen sisällä viestiä ja keskustella Skype-ryhmän tyylisesti, mutta tehokkaammin. Slack on ikään kuin alamme huipputuote, jota on helppo rakastaa ja suositella muillekin. Helppokäyttöisen sovelluksen käyttöönotto on ilmaista ja kynnys siihen matala, koska Slackista löytyy sekä mobiili- että työpöytäversioita.

Etenkin tiimien välisessä viestinnässä suosittu Slack on järjestelmä tai palvelu, jolla voi hoitaa kaiken yrityksen sisäisen viestinnän, todella nopeasti ja ketterästi. Sillä on mahdollista luoda suljettuja ryhmiä ja avoimia tai ei-avoimia kanavia, joissa voi jakaa tiedostoja ja ohjelmointikoodia, kuten omalla alallamme usein tehdään.

Slack on saanut vankan jalansijansa pitkälti ilmaisen versionsa ansiosta. Maksutonta versiota käytettäessä Slackissa voi olla niin paljon ihmisiä mukana kuin on tarpeen. Tämä seikka erottaa sen monista kilpailijoistaan. Valtaosa kaikista ominaisuuksista on käytettävissä ilmaiseksi, mikä tekee myös ilmaisversion käytöstä erittäin tehokasta. Jos yrityksessä on esimerkiksi IT- ja markkinointiosasto sekä johtoryhmä, niistä jokaiselle – tai vaikkapa vain johtajille – voidaan luoda suljettu kanava. Markkinointikanava voi olla markkinointi-ihmisille ja tekninen kanava teknisen puolen väelle. Lisäksi voi olla yleinen kanava, jossa käydään yleistä keskustelua. Kanavalla käyttäjä voi etsiä viestejä eri hakusanoilla koko viestihistoriasta.

IRC-käyttäjille (Internet Relay Chat) Slackissa on paljon tuttua – esimerkiksi mahdollisuus pystyttää suljettuja ja avoimia kanavia. Slack yrittää olla tosi käyttäjäystävällinen ja sitä se onkin. Se on ikään kuin moderni versio vanhasta tekstipohjaisesta ja nörttien suosimasta IRC:stä.

Yrityksille suurimpia syitä Slackin käytön aloittamiselle ovat sen käyttöönoton helppous, sen rajaton käyttäjämäärä ja mukana tuleva ilmainen säilytystila. Äkkiä koko yritys käyttää sovellusta eikä osaa enää kuvitella tulevansa toimeen ilman Slackin mahdollistamaa vaivatonta tapaa viestiä.

Integraatioiden määrässä ja integroitavuuden helppoudessa Slack on suorastaan ylivoimainen. Siihen on tuhansia erilaisia integraatioita saatavilla. Jos käytössä on esimerkiksi Zendesk, jolla monet yritykset hoitavat tukipyyntöjä, on sen integrointi mahdollista. Jokaisesta uudesta Zendeskiin luotavasta tiketistä voidaan automaattisesti laittaa ilmoitus jollekin Slack-kanavalle. Tukipyyntöjen käsittely tehostuu näin huomattavasti. Slack on kehittäjäystävällinen palvelu, joten oman integraation luonti omasta ohjelmistotuotteesta on melko simppeliä ja kustannustehokasta.

Haastaja Telegram ja 14 tekijää, jotka puoltavat siihen siirtymistä

Telegram on WhatsAppin ja Slackin risteytys. Palvelun ovat laittaneet alulle VK:n (aiemmin VKontakte) perustaja Pavel Durov ja hänen veljensä Nikolai. Telegramista on pyritty ja pyritään yhä edelleen luomaan WhatsAppin kaltainen viestintäpalvelu, jossa keskeisessä roolissa ovat tietoturva ja yksityisyys sekä niiden huomiointi, mutta myös nopeus ja käyttäjäkokemus. Juuri nämä ovat sovelluksen tärkeimmät ominaisuudet ja pyrkimykset. Hyvän työpöytäversionsa ansiosta monet yritykset ovat alkaneet käyttää Telegramia sisäiseen viestintään. Sen kehitystyö on aktiivista.

1. Nopeus ja käyttäjäkokemus

Slackin työpöytäsovellukset perustuvat selainteknologiaan. Kun Slack asennetaan, se käytännössä asentaa ylimääräisen selaimen ja käynnistää web-sovelluksensa selaimen kautta. Tästä syystä se on usein erittäin hidas ja vaatii paljon muistia. Slack ei tarjoa natiivikokemusta työpöytäversiossa, sillä käyttö ei ole jouhevaa ja mukavaa. Sovelluksen Linux-tuki on jo pitkään ollut todella huono, mistä johtuen monet ovat päätyneet siihen, etteivät he edes asenna työpöytäversiota omalle koneelleen. He ainoastaan käyttävät Slackia selaimen kautta.

Telegramin työpöytäsovellukset ovat todella hyviä. Ne ovat natiiveja, todella nopeita, vähän muistia käyttäviä ja niiden tuki eri alustoille (englanniksi cross-platform support) on erittäin hyvä. Telegramin työpöytäversiot toimivat moitteettomasti Linuxissa, Macissa ja Windowsissa.

2. Tiedostojen säilytys

GIF

Slackin mukana tulee tietty määrä ilmaista levytilaa. Tiedostoja kanaville voi vetää ja pudottaa. Mukaan voi laittaa viestin ja kertoa siinä, mitä tiedosto pitää sisällään. Jos ja kun ilmaisen version tarjoama säilytystila täyttyy, ei Slackiin voi enää ladata mitään tiedostoja ennen kuin vanhoja tiedostoja on poistettu ja tällä tavalla saatu tyhjää tilaa aikaiseksi.

Slackin ilmaisversiossa ei ole kuitenkaan mitään helppoa tapaa poistaa kaikkia tiedostoja kerralla. Tästä syystä monet ovat kirjoittaneet erilaisia skriptejä, joilla voi automaattisesti rajapinnan kautta käydä läpi kaikki tiedostot ja poistaa kerralla esimerkiksi viikon vanhat tai sitä vanhemmat tiedostot. Ongelmia tulee heti, jos käyttäjät ovat keskenään jakaneet tiedostoja yksityisviesteillä – ei siis kanavilla vaan käyttäjien kesken – niin tällöin jokainen joutuu käymään ne itse läpi ja poistamaan tiedostoja yksitellen. Ylläpitäjänkin on mahdotonta poistaa kaikki tiedostot.

Yksi tapa ratkaista ongelma ja saada lisätilaa käyttöön on päivittää Slack maksulliseen versioon. Käyttäjän kannalta edellä kerrottu rajoitus on kovin keinotekoinen, sillä tuntuu varsin erikoiselta, ettei niinkin yksinkertainen asia kuin kaikkien tiedostojen poisto hoidu kertaheitolla. Vielä erikoisempaa on se, että ainoa helppo ratkaisu on maksulliseen Slack-versioon siirtyminen.

Telegramissa tiedostojen säilytys ei ole ainakaan levytilasta kiinni, koska käytännössä tiedostosäilytystila on rajaton. Olipa kyse sitten kanavista tai käyttäjien välisistä yksityisviesteistä, Telegramissa voi jakaa rajattoman määrän enintään 1,5 Gt:n kokoisia tiedostoja. Kanavalle ladattavat suurikokoiset videot ja muut tiedostot ovat käytettävissä vielä puolen vuoden päästäkin.

3. Historia

Slackin ilmaisversiossa on rajoitettu historiasta etsimistä. Toisin sanoen kanavan arkistoa tai historiaa voi etsiä vain tietyn verran taaksepäin, mutta jos haluaa etsiä vanhoja viestejä vieläkin pitemmältä ajalta, täytyy Slack päivittää maksulliseen versioon.

Telegramissa tällaista rajoitusta ei ole. Siinä voi vielä vuodenkin päästä etsiä työkanavalta linkkiä tai jotakin muuta. Historiaa voi rajattomasti selata taaksepäin niin paljon kuin suinkin mahdollista. Historia on tallessa kanavan koko olemassaoloajalta. Kaikki kanavan ihmiset eli myös kanavalle lisättävät uudet käyttäjät näkevät kanavan koko viestihistorian helposti ymmärrettävässä muodossa.

4. Ääniviestit

GIF

Yrityksemme hyödyntää paljon ääniviestejä. Ääniviesti on oiva tapa siirtää paljon informaatiota lyhyessä ajassa toiselle ihmiselle. Viesteissä voidaan esimerkiksi tehdä projektien tilannekatsauksia tai asiakkaan kanssa pidetyn palaverin jälkeen listata asiakkaan toivomia jatkotoimia ja muutoksia. Tieto saadaan nopeasti välitettyä työntekijältä toiselle eikä informaatiosisältö vääristy matkalla.

Slackissa itsessään ei ole olemassa mitään ääniviestimahdollisuutta, mutta Telegramissa ääniviestien hyödyntäminen onnistuu kätevästi vaikkapa heti palaverin päätyttyä. Tuolloin voi siirtyä kanavalle tai yksityisviesteihin ja painaa mikrofonikuvaketta, jota pohjassa pitämällä saa nauhoitettua memon eli käytännössä ääniviestin.

Telegramin voi myös laittaa nauhoittamaan niin, ettei mikrofonikuvaketta tarvitse pitää pohjassa jatkuvasti vaan voi tehdä niin pitkän ääniviestin kuin haluaa. WhatsAppissa nauhoitusnappulaa pohjassa pidettäessä vaarana on se, että sormen liikkuessa hiemankin liikaa, nauhoitus keskeytyy ennen aikojaan ja siihen mennessä nauhoitettu ääniviesti menee täysin hukkaan. Tällaista ei Telegramissa tapahdu, koska nauhoitussysteemi on tehty fiksummin.

5. Äänipuhelut

Telegramilla on mahdollista soittaa äänipuheluita. Puhelut salataan, jolloin ei ole mahdollista tehdä niin sanottua man-in-the-middle attackia (MITM). Kanavan käyttäjistä voi suoraan valita tietyn henkilön, jonka kanssa haluaa keskustella, ja soittaa hänelle. Mikä parasta, soittaminen toimii myös työpöytäsovelluksesta eikä ainoastaan mobiilisovelluksesta. Varsinkin suurissa organisaatioissa on kätevää, että voi aina soittaa työkaverille, vaikka ei tietäisikään hänen puhelinnumeroaan. Mennään kanavalle, klikataan halutun henkilön nimeä ja soitetaan. Näin yksinkertaista se on.

6. Julkiset kanavat

Slackissa on mahdollista avata kanavia useille ihmisille. Kuitenkin Telegramissa julkiset kanavat ja niiden ylläpito on toteutettu paremmin. Nykyään monilla tapahtumilla on Twitter-hashtag, mutta jos todella halutaan viestiä paljon ja intensiivisesti, niin Telegramissa voi perustaa tapahtumalle julkisen kanavan ja hyödyntää sitä todella tehokkaasti. Kanavalle voi laittaa vaikkapa videoita, kuvia ja äänitiedostoja ilman rajoituksia tiedostokoon suhteen. Näin on mahdollista aikaansaada hyvin reaaliaikainen tapa viestiä niille ihmisille, jotka haluavat kanavaan kuulumalla saada kaiken mahdollisen tiedon. Yhtä lailla julkinen kanava toimii tehokkaasti tiimin sisäisessä viestinnässä.

Telegram on eräänlainen hybridi Facebookista ja Twitteristä. Siinä yhdistyvät saumattomasti Twitterin reaaliaikaisuus ja Facebookin kaltainen tiedostojen, kuvien ja videoiden jakomahdollisuus. Kanavia voi seurata yhtä hyvin puhelimilla kuin vaikkapa työpöytäsovelluksella.

7. Superryhmät

Telegramin superryhmät (englanniksi supergroup) ovat nimensä mukaisesti ryhmäkeskustelua vasten ja käytännössä vastine Slackin kanaville. Superryhmä voi olla suljettu ja siinä voi olla 5000 jäsentä, minkä ansiosta se sopii isoillekin organisaatioille. Ryhmään liittymistä varten on luotavissa liittymislinkki, jota klikkaamalla pääsee ryhmän jäseneksi. Telegram tarjoaa todella helpon ja yksinkertaisen tavan perustaa Slack-tyylisiä kanavia.

8. Botit

Telegramiin on mahdollista luoda omia botteja. Käytännössä se integraatio, joka on Slackissa mahdollinen, on Telegramissa mahdollista toteuttaa botteina. Botit olivat aikoinaan käteviä IRC:ssä ja Telegramissa ne toimivat vähän samalla tavalla. Botit ovat automaattisesti toimivia ohjelmia.

Telegramiin ei ole tällä hetkellä niin paljon integraatioita saatavana kuin Slackiin, mutta tilannetta tasoittaa se, että Telegram-bottien luonti on hyvin yksinkertaista. Käytännössä pienellä työllä voi luoda oman botin, joka tarjoaa samoja toiminnallisuuksia kuin Slack monine integraatioineen.

Botteja Telegramissa on tuhansia, mutta ne eivät ole niinkään bisnesmielessä käteviä vaan enemmänkin muilla tavoilla hyödyllisiä. Itse huomasimme kuitenkin, ettemme juurikaan jääneet kaipaamaan Slackissa käyttämiämme integraatioita siirryttyämme Telegramiin. Mahdollisuus jakaa viestejä ja tiedostoja, rajaton historia sekä mahdollisuus soittaa tuovat hyvää vastapainoa integraatioiden puuttumiselle. Toki integraatioita puuttuu ja niitä saisi olla enemmänkin.

9. Yksityisominaisuudet

Telegramin fokus on yksityisyydessä ja sen vaalimisessa. Tämä näkyy monissa toiminnoissa ja ominaisuuksissa. Sovelluksella käytävä viestintä on vahvasti salattua. Kahden henkilön välillä on mahdollista aloittaa päästä päähän salattu (englanniksi end-to-end encryption) keskustelu, jolloin yksityisviestit eivät tallennu palvelimille ja ne voi määrittää tuhoutumaan itsestään määräaikana. Käytössä on Telegramin ikioma MTProto-protokolla, joka huolehtii viestittelyn salaamisesta.

Käyttäjien välisessä salatussa keskustelussa jokaiselle laitteelle luodaan oma salausavaimensa ja samalla keskustelu salataan siten, että sitä on mahdollista lukea vain näillä tietyillä laitteilla. Jos yksityisviestittely on salattua, edes Telegram itse ei pääse lukemaan salattua keskustelua. Sitä ei myöskään pysty lukemaan muilla laitteilla. Jos käyttäjä on aloittanut salatun keskustelun omalla puhelimellaan toisen henkilön kanssa eikä käytössä ole synkronointia, keskustelu ei näy Telegramin työpöytäversiolla. Salattu kahdenkeskinen keskustelu on niin vahvasti sidoksissa päätelaitteeseen.

10. Cloud sync

Kännyköiden, tablettien ja tietokoneiden välillä viestit ja tiedostot synkronoidaan huomaamattoman tehokkaasti, minkä ansiosta Telegramia voi käyttää erilaisilla laitteilla samaan aikaan. Tätä kuvaamaan käytetään englanninkielistä termiä cloud sync.

Jos kanavalla jaellaan paljon isokokoisia tiedostoja, ne ovat Telegramin palvelimilla odottamassa, kunnes niitä tarvitaan. Kaikilla laitteilla, puhelimella tai millä tahansa, pääsee käsiksi isoihinkin tiedostoihin. Käytännössä niitä ei siis tarvitse ladata omalle koneelle levytilaa viemään, mutta tiedostot ovat valmiina ladattaviksi, kun niihin halutaan päästä käsiksi.

Tiedostot ”syncataan” eli jos omasta Telegramin työpöytäsovelluksesta laittaa tiedoston kanavalle jakoon, se on saatavissa kaikilla laitteilla. Kun sitten avaa esimerkiksi Windows-version Telegram-työpöytäsovelluksesta, tiedosto on valmiina ladattavaksi. Jos jollakin ei ole kone päällä, sillä ei ole merkitystä tiedostonjaon kannalta, koska tiedosto on Telegramin palvelimilla joka tapauksessa. Cloud syncin ansiosta tiedosto on aina ladattavissa palvelimilta ja sen voi ladata aina tarvittaessa.

11. Tarrat eli stickerit

GIF

Telegramissa, joka on taustaltaan viestintäsovellus, on paljon hauskoja ominaisuuksia, kuten lyhyet animaatiot mahdollistavat GIF-kuvat ja tarrat eli stickerit. Luonnollisesti tarrojen ja muiden lisukkeiden liiallinen käyttö työympäristössä voi johtaa ikäviin tilanteisiin, jos kanava yhtäkkiä onkin täynnä stickereitä. Mittavan diilin solmimista tai pitkän projektin valmistumista voi kuitenkin juhlistaa valitsemalla sopivan GIF-kuvan Telegram-kirjastosta ja laittamalla viestiin vähän ylimääräistä hehkutusta. Sopivissa määrin tehtynä tällainen piristää ja tuo mukavaa lisäväriä yhtiön keskusteluun, joka voi olla muutoin tylsähköä.

12. Eri käyttötarkoitukset

Telegram on niin monipuolinen ja hyvä, että ihmiset haluavat käyttää sitä myös työajan ulkopuolella, mihin se soveltuukin hyvin. Työpäivän jälkeen sovellusta voi hyödyntää normaaliin tapaan kavereiden kesken. WhatsAppia käyttäneet tietävät, että usein isoissa ryhmissä tulee päivityksiä niin paljon, että ryhmiä on mykistettävä. Sama mahdollisuus on Telegramissa. Käyttäjä voi itse määrittää, haluaako hän kanavalta notifikaatioita vai ei.

13. Maksuttomuus

Telegramissa ei ole keinotekoisia rajoituksia eikä mainoksia näytetä ollenkaan. Kaikki sen ominaisuudet ja palvelut ovat ilmaisia.

Taustalla ovat todella varakas yhtiö Telegram Messenger LLP ja henkilö, joka on täysillä mukana kehitystyössä. Nimittäin Pavel Durov tukee hanketta taloudellisesti – ja tästäkään syystä rahaa ei tarvitse kerätä käyttäjiltä. Telegram tulee takuuvarmasti pysymään vielä pitkään ilmaisena, sillä Telegramin taustavoimat haluavat kasvattaa siitä todella suuren palvelun ja heillä on siihen vaadittavat resurssit. Ei tarvitse miettiä ansaintalogiikkaa vielä pitkään aikaan.

14. Avoin lähdekoodi

Toisin kuin Slack, Telegram on julkaissut kaikki lähdekoodit monista omista komponenteistaan. Jäljellä on enää hyvin vähän komponentteja, joita osittain avoimeen lähdekoodiin perustuva Telegram ei ole avannut maailmalle. Suurin osa heidän ohjelmoimistaan komponenteista on nyt julkaistu open sourcena. Ne ovat vapaasti tutkittavissa, mikä lisää Telegramin uskottavuutta ja luotettavuutta.

Jos joskus käy niin, että Telegram menee kaikkien komponenttien koodien julkaisun jälkeen nurin, se saa avoimeen lähdekoodiin perustuvana aivan varmasti jatkoa, vaikka yritys ei enää pystyisikään rahoittamaan toimintaa ja kehitystyötä.

Tässä oli neljätoista syytä siihen, miksi siirryimme Slackista Telegramiin. Jos sinulla on kommentteja tai ajatuksia aiheeseen liittyen, kirjoita ihmeessä kommenttisi alle. Olisi todella mukavaa kuulla, miksi olet siirtynyt pois Slackista tai miksi käytät Slackia ja oletko kokeillut Telegramia.